Firma Rehberi Kaydından Gelen Talepler Nasıl Takip Edilir?

Firma rehberine kayıt olduktan sonra işletme sahibi doğal olarak bu kaydın katkısını görmek ister. Bunu anlamak için karmaşık bir raporlama sistemiyle başlamanız gerekmez. Gelen görüşmeleri küçük bir tabloya yazmak, hangi tanıtım noktasının uygun talepler oluşturduğunu değerlendirmenize yardımcı olabilir. Önemli olan telefon çalmasını, teklif hazırlanmasını ve iş alınmasını ayrı aşamalar olarak takip etmektir. Bu sayede profilinizi geliştirmek için daha somut nedenler bulabilirsiniz.

İlk görüşmede kaynağı kısa bir soruyla öğrenin

Müşteriye “Bizi nereden buldunuz?” diye sorabilirsiniz. Kişi yalnızca internetten gördüğünü söylüyorsa hatırladığı sayfa veya bağlantıyı nazikçe sorarak netleştirin. Cevap kesin değilse kendi tahmininizi kayıt altına alınmış gerçek gibi yazmayın. Kaynağı bilinmeyen bir görüşme, takip tablosunda da bilinmeyen olarak kalabilir.

Bu soru görüşmeyi sorgulamaya dönüştürmemeli. Önce müşterinin ihtiyacını anlayın, ardından uygun yerde kısa biçimde sorun. Rehber profilinizin bağlantısını siz gönderdiyseniz bunu da ayrı not edebilirsiniz. Müşterinin kendiliğinden bulduğu bir sayfayla sizin paylaştığınız tanıtım bağlantısı farklı yolları temsil eder.

Takip tablosunu gerekli bilgilerle sınırlayın

Tarih, kaynak, istenen hizmet, bölge, görüşmenin aşaması ve sonraki adım başlangıç için yeterli alanlar olabilir. Kişisel bilgileri gereksiz yere çoğaltmayın; işi yürütmek için gerekli olan iletişimi kendi güvenli kayıt düzeninizde tutun. Takip tablosunun amacı müşteri hakkında kapsamlı bir dosya oluşturmak değildir.

Örneğin bir görüşmeyi “12 Ekim, firma profili, mağaza tabelası, merkez ilçe, ölçü bekleniyor” şeklinde kaydedebilirsiniz. Bu, örnek bir kayıt biçimidir; gerçek sonucunuzu kendi bilgilerinizle yazın. Kısa ve düzenli notlar, haftalar sonra görüşmenin neden ilerlediğini veya beklediğini hatırlamanızı kolaylaştırır.

Uygun talep ile her türlü görüşmeyi ayırın

Hizmet vermediğiniz bir bölgeden gelen arama veya yapmadığınız bir iş için alınan mesaj, görüşme sayısını artırabilir. Ancak bunların işletmenize uygun talep olarak değerlendirilmesi doğru olmaz. Önce hangi hizmeti, hangi bölgede ve hangi koşullarla üstlenebildiğinizi belirleyin. Sonra gelen görüşmeleri bu çerçevede sınıflandırın.

Bir profil on arama getirip bunların çoğu yanlış hizmet için geldiyse açıklamanız üzerinde çalışmanız gerekebilir. Daha az görüşme alıp işinize uygun teklifler hazırlıyorsanız farklı bir durumla karşı karşıyasınız. Sayıları tek başına iyi veya kötü ilan etmek yerine, talebin iş modelinizle ilişkisini inceleyin.

Teklif ve sonuç aşamalarını görünür tutun

İşletmeler bazen ilk mesajı kaydeder, sonraki gelişmeyi unuturlar. Talep uygun bulundu mu, gerekli bilgi alındı mı, teklif gönderildi mi ve müşteri cevap verdi mi? Bunları ayrı aşamalarla izlemek, sürecin nerede durduğunu anlamanızı sağlar. Bekleyen bir görüşmeyi kaybedilmiş iş gibi değerlendirmeyin.

Teklif kabul edilmediğinde sebebini biliyorsanız not edin. Tarih uyuşmazlığı, kapsam farkı veya fiyat beklentisi farklı sorunlara işaret eder. Birkaç kayıp teklif nedeniyle profili bütünüyle değiştirmek yerine, tekrar eden durumu araştırın. Belki kayıt sayfası değil, teklif öncesinde gereken bilginin eksikliği süreci yavaşlatıyordur.

Sonuçları profilinizdeki bilgiye geri bağlayın

Yanlış bölgeden çok talep geliyorsa hizmet alanınızı açıklayın. Her müşteri aynı teslim koşulunu soruyorsa açıklamanıza ekleyin. Talep uygun olduğu halde iletişim ilerlemiyorsa telefon ve mesaj yanıt düzeninizi kontrol edin. Takip verisinin yararı, hangi somut bilgiyi veya çalışma biçimini iyileştireceğinizi gösterebilmesidir.

Ücretli bir tanıtım seçeneğini değerlendirecekseniz de bu kayıtlar yardımcı olabilir. Önce temel profilinizin anlaşılır ve ulaşılabilir olduğundan emin olun. Daha görünür olmak, yanlış tanıtımı kendiliğinden düzeltmez. Harcadığınız zamanla aldığınız uygun talepleri birlikte değerlendirerek işletmeniz için anlamlı bir karar hazırlayın.

Aynı müşterinin mesajlarını ayrı talepler saymayın

Bir kişi önce mesaj gönderip ertesi gün arayabilir. Bunlar aynı iş için yapılan görüşmelerse iki yeni talep gibi kaydetmeyin. İlk kaydın aşamasını güncelleyin. Teklifin sonucunu daha sonra aldığınızda yine aynı satır üzerinden ilerleyin. Böylece görüşme sayısı ile talep sayısının birbirine karışması önlenir; aylık değerlendirme daha anlaşılır hale gelir.

Ayrıca eski müşterinin yeni siparişi ile ilk kez gelen müşteriyi ayırabilirsiniz. İkisi de işletme için değerlidir, fakat tanıtımın hangi katkısını ölçtüğünüz farklıdır. Tabloya yalnızca “yeni” veya “mevcut müşteri” notu eklemek bu ayrımı yapmaya yeter. Takibi sürdürebileceğiniz kadar sade tutmanız önemlidir.

İlk ayın takip hedefini küçük tutun

İlk ay boyunca gelen görüşmelerin kaynağını ve durumunu not edin. Haftanın sonunda açık kalan satırlara bakın: Bilgi mi bekleniyor, teklif mi hazırlanacak, müşteriye dönüş mü yapılmalı? Bu kontrolü düzenli yaptığınızda tablo günlük işinize de yardım eder. Tanıtımla ilgili kararı ise birkaç görüşmeden sonuç çıkarmadan, yeterli veri biriktirerek verin.

Firmio’daki işletme profillerini inceleyin ve ücretsiz firma kaydınızı oluşturun. Profilinizi yayınladıktan sonra gelen talepleri bu basit düzenle takip ederek tanıtımınızı gerçek görüşmelerden öğrendiklerinizle geliştirin.